摘要：高校办公室工作在学校管理系统中起着枢纽作用。本文以高校院系办公室工作为着眼点，通过分析其特点及存在的问题，就改进和加强办公室管理工作提出了一些建议和对策。
关键词：高校办公室 管理 对策
高校办公室处于学校枢纽位置， 是领导的参谋和助手， 是学校各项管理工作的指挥、执行系统。高校办公室在整个学校管理系统中处于举足轻重的位置， 具有承上启下、协调左右、联系内外、辅助决策等重要职能。构建社会主义和谐社会落实到高等教育领域， 就是要积极建设和谐校园。和谐校园的基本构成要素是： 以校园为纽带， 凝聚精神， 遵循以协调发展为核心的教育模式， 打造各种教育要素的全面、自由、协调、整体优化的育人氛围， 追求高校教育系统中各子系统及各要素之间的协调有序运转状态， 以实现其良性整体效应。
高校院系办公室作为学院的一个窗口， 在学院与学生、学院与学校、学院与社会进行沟通和联系中起着桥梁与中介的作用。高校院系办公室处在整个学校管理系统中较为敏感的特殊部位，起着传递信息、联结内外、辅助决策的重要作用，对建设和谐校园有着极为重要的意义。因此， 必须高度重视， 不断探索制定适合院系发展的管理办法、管理措施， 来促进院系工作的协调发展。
一、高校院系办公室管理工作特点及存在的问题
1.具有政策性和先导性，但办公室成员队伍整体素质不高
办公室不仅要执行上级政策、规章、文件和重要会议精神，还必须贯彻学校领导指示，所以，办公室的工作人员，要经常分析、了解和掌握本系统、本单位执行党和国家的方针、政策、法规的情况，办公室人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求，自觉地把学习掌握党和国家的方针政策当作自己的基本功，在工作中不断提高自己的政策水平。但在很多高校，办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅人员中选调，或是直接留校的本校毕业生，甚至是高职称人员的家属，绝大部分属于“半路出家”，且学历、经历各不相同，水平参差不齐，这些都不同程度地影响着办公室作用的有效发挥。
2.具有综合性和复杂性， 但缺乏有效的运行机制
院系办公室的工作繁多复杂， 大体可分为教学管理和行政管理两部分。教学管理包含教务管理、学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教学督导、教学工作量核算等内容， 它不但要协助院系领导做好教学管理工作， 还要协调与主管部门的业务关系， 要求工作中不出差错、精益求精， 否则就会给教学工作带来不便。行政管理诸如公文收发、会议通知、来访接待、后勤保障、固定资产管理、图书资料管理、水电维修、设备维护、安全卫生、统计报表、日常考勤、教学办公资金的管理以及有关部门工作督促检查等， 每一项工作看起来都很琐碎， 但都很重要， 不容忽视。学院办公室工作的服务职能决定了这一特殊岗位的辅助性、从属性、被动性等特点， 进而决定了办公室人员在工作中遭遇心理挫折的不可避免性及较高的挫折率。究其原因， 主要缺乏一套健全的管理制度， 没有形成评价的标准和方法， 难以形成工作评估制度和激励机制， 导致整体工作水平提升缓慢。
3.具有科学性和服务性，但工作人员的管理服务能力难以提升
由于信息化的迅猛发展，使计算机和相关技术得到广泛应用，随着现代教育技术和高等教育水平的应用和提高，高校已经进入全方位的网络环境。这无疑对办公室的工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求，尤其是对办公室处理信息的时效性、系统性提出了新的要求。由于院系行政工作的事务性和琐碎性， 使得较多行政管理人员没有更多时间和精力投放在专业知识的学习上， 随着工作年限的加长， 由于缺少专业积淀， 产生失落感。同时，学院办公室工作人员缺乏横向交流，高校教师、科研人员的学术交流活动日益受到重视，但人们往往忽略了办公室工作其实也是一门“学问”。交流是必不可少的。没有交流， 就看不到自身差距， 满足于现状， 不利于提高。但现实是办公室人员的横向工作交流得不到重视， 很少有外出学习和交流的机会。这对高校办公室工作人员素质的提高以及学校管理工作的长远发展是不利的。
二、改进高校学院系办公室行政管理工作的对策
1.提高认识，重视学院办公室工作
一是领导和有关部门要充分认识学院办公室工作在高校整体工作中的基础地位和作用， 明确学院办公室的职责权限。为办公室配备精兵强将， 充分、全面地发挥学院办公室在“参与政务， 管理事务， 搞好服务”等方面的作用，使其真正成为领导的参谋和助手。二是学院办公室人员要进一步解放思想， 更新观念， 由管理型向服务型转变。在工作中要耐心细致、兢兢业业， 充分发扬不怕苦、不怕累和无私奉献的精神。
2. 加强队伍建设， 提高学院办公室工作人员的综合素质
（1） 加强学习， 努力提高政治素质。办公室上传下达文件、处理内外事务、协调各方面关系，都涉及党和国家的方针政策以及学校内部的规定等， 所以必须从政治的高度， 认真学习党和国家方针、政策， 把握其精神实质， 努力提高自身的政治鉴别力和决策能力。
（2） 通过岗前及在岗业务培训， 加强对学院办公室人员的业务学习和培训，提高工作人员的业务工作能力。高校院系办公室人员要干好本职工作， 充分发挥办公室作用， 就必须有精湛的业务能力。对工作人员有计划地加以培养和训练， 同时加强考试及考核， 会极大地促进工作人员业务能力的提高。
（3）工作人员自身也要加强学习， 努力提高自身的组织沟通和协调能力。组织沟通和协调是院系办公室的工作职责， 也是行政管理工作水平的集中体现。在工作中， 工作人员要秉承全局观念， 把握原则性和灵活性的有机结合， 处理好各种矛盾。加强与各职能部门的联系， 沟通过程中要讲究方法与艺术。
3.健全完善各项规章制度， 促进管理工作的规范化
建立严格的规章制度及考核制度， 保证管理工作的科学、规范及有序。建立健全各项规章制度， 把办公室工作纳入规范化、科学化的轨道， 是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。明确办公室各岗位的工作职责， 把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体人身上， 做到岗位到人，责任到人。还要有配套的监督、考核、奖惩等制度来保障岗位职责的落实， 充分调动办公室人员工作的积极性。建立健全对学院办公室人员的教育培训制度。
4.加强交流， 提高学院办公室工作效率
通过在职、脱产培训及进修深造、实践锻炼等多种形式， 使办公室人员拥有一定的政治理论知识、现代科学知识， 并掌握教育管理学、现代领导科学、秘书学、统计学等多方面知识。组织工作人员外出参观学习， 有利于开阔视野， 克服安于现状的不足。还可以通过组织集体活动， 来增进同事之间的了解， 培养团队意识， 建立良好的工作关系。在完成自己本职工作的同时， 要做好与同事的沟通与衔接工作， 提高工作效率。
综上所述， 高校办公室工作作为学校管理的一个重要环节， 有其特定的工作职能，扮演着特定的角色。要克服工作中存在的问题和矛盾， 做好这项工作， 还需要上下互动， 左右协调， 共同努力， 办公室工作人员只有不断更新知识，提高自身素质，不断创新、不断完善， 促进高校学院办公室工作规范、和谐、稳定的发展，才能充分发挥办公室职能的作用， 为领导参好谋， 为师生员工服好务，塑造和维护学校的形象， 推动学校的发展， 做好服务育人的工作。
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