关于下发《 XX 公司公文管理办法 》的通知
所属各单位、机关各部门:
为加强公司公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,更好地与股东公司公文管理系统对接,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23 号)、《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14 号)和《国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法》(国资发〔2006〕171 号),结合《XX 集团公文处理办法》和本公司实际,现制定《XX公司公文管理办法》并下发,请遵照执行。
二〇一一年十月十九日
XX 公司
公文管理办 法
第一章
总
则
第一条
为加强 XX 公司公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,更好地与股东公文系统对接,根据《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23 号)、《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14 号)和《国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法》 (国资发〔2006〕171 号),结合 XX 集团公文处理办法和本公司实际,制定本办法。
第二条
公文是公司实施管理和领导过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是传达、贯彻党和国家的方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。
第三条
公文处理是指公文的拟制、办理、管理、立卷归档等工作,公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全和保密。
第四条
公司党政办公室是公文处理的管理机构,负责公司公文处理工作,并指导各单位、各部室(处)的公文处理工作。党群工作部负责集团公司党委公文拟制和处理工作。集团公司各部门、各单位要配备专职或兼职人员负责公文处理工作。
第五条
各单位、各部室(处)负责人应模范遵守本办法,并加强对公文处理工作的领导和检查。
第二章
公文种类
第六条
公司公文种类主要包括:
(一)决议
用于会议讨论通过重要决策事项。
(二)决定
用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤消所属单位不适当的决定事项。
(三)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
(四)公告
用于向社会宣布重要事项或重大事件。
(五)通知
用于发布规章制度,转发上级机关和不相隶属机关公文,传达要求下级单位办理和需要周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
用于表扬先进、批评错误,传达重要精神,交流重要情况。
(七)报告
用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
(八)请示
用于向上级机关请求指示、批准。
(九)批复
用于答复下级单位请示事项。
(十)函
用于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题。
(十一)会议纪要
用于记载和传达公司各种会议情况
和议定事项。
第七条
公司公文的主要形式为公司文件、公司函、会议纪要。公司党委公文的主要形式为公司党委文件、公司党委函。其他文件形式待机构、人员确定后另行通知。
(一)公司文件。用于向上级报送请示、报告;下发公司规章制度,作出重要工作部署;奖惩有关单位及人员;公司及所属单位有关人事任免事项,转发上级文件等。
(二)公司函。用于向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项,商洽工作、征询意见或答复问题。
(三)公司党委文件。用于向上级党委呈报请示、报告和意见;传达贯彻党的路线、方针、政策,作出重要工作部署;下发公司党委制定的有关规定;转发上级党委文件;批复下级机关的请示;通知重要事项;公司和所属单位的有关人事(党内职务)任免事项等。
(四)公司党委函。用于向地方党委和有关部门商洽工作、征询意见或答复问题等。
第三章
公文格式
第八条
公文的格式一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
(一)版头
由发文单位全称加“文件”二字或者加括
号标明文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部。
(二)密级
涉及公司商业秘密的公文应按相应等级在公文右上角分别标明“普通商密”、“核心商密”和保密期限。
(三)紧急程度
根据公文送达和办理的时间要求在公文右上角标明“特急”、“急件”。
(四)发文字号
由企业代字、年份、序号组成。公司公文发文字号为“XXXX”和年号、序号组成。
(五)签发人
上行文(一般是请示和报告)应当在发文字号右侧注明“签发人”和签发人姓名。
(六)标题
由发文单位名称(或规范简称)、公文主题和文种组成。标题中一般不用标点符号,法规、规章等名称应加书名号。公文标题采用前置介词结构形式,通常使用介词“关于”。转发文件,标题应尽量简化。
(七)主送
上行公文一般主送一个机关。下行文可根据实际确定。主送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。所属各单位向公司报送公文和公司向股东公司报送公文主送处写全称。公司向股东公司各部门的“请示”主送处写主管领导之名和“同志”二字。
(八)附件
公文如有附件,应在正文之后注明附件顺序、名称和件数。印发的规章制度和转发文件作为公文的一部分,不必标明“附件”字样。
(九)印章
公文一般都应加盖印章。“会议纪要”不
加盖印章。
(十)成文日期
一般以领导人签发的日期为准,年、月、日要完整。决议、决定、意见、公告、规定等不标明主送单位的公文,其成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
(十一)附注
公文如有需要说明的其它事项,应在成文日期下面另起行加括号标注。“请示”类公文应在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十二)主题词
公司文件由核稿人员标注。公司党委文件及以后的纪委文件、工会文件、团委文件由拟稿部门标注。
(十三)抄送单位
指除主送机关外的其它需告知公文内容的单位,一般应使用全称或者规范化简称、统称。公司公文抄送公司领导及各专业副总工程师。
(十四)印刷版记
由公文印制单位名称和印制日期组成。
第九条
公文汉字从左至右横排;公文纸张采用 A4 型(210mm×297mm)骑马装订。
第十条
公文中各组成部分的标识规则,按照《国家行政机关公文格式》(CB/T9704)国家标准执行。为了公文美观,按照国家有关部委及控股股东公司公文格式,公文标题用小 2 号小标宋体字或小 2 号微软简标宋字;正文用小 3 号
方正仿宋简体字,公文一级标题用黑体小 3 号字,二级标题用楷体小 3 号字;正文数字用 Times New
Roman。
第四章
行文规则
第十一条
行文应当确有必要,注重效用。
第十二条
行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
公司除党政办公室外,其它各部门不得以部门名义自行发文。
各单位通过办公自动化系统向集团公司上报公文,由公司党政办公室统一处理。
第十三条
请示事项的有关规则:
(一)为便于批复,“请示”应当一文一事。公司向上级请示,一般只主送一个上级单位,需同时送其它单位的,应采用抄送形式。
(二)公司所属各单位向公司请示工作,应以正式文件形式请示,经党政办公室作收文处理,不得直接送达领导。
(三)公司各部门请示工作,一般按领导分工向主管领导请示。
第十四条
“报告”不得夹带请示事项。“报告”一般不批复,重要情况可用函复的办法予以答复。
公司各部门呈报请示和报告,要分送党政办公室备案。
第十五条
公文处理实行党政分开,同级党、政可以联合行文,党政之间不相互行文。
第五章
发文办理
第十六条
发文办理是指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、复核、签发、用印、登记、分发等程序。
第十七条
草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。
(二)直述不曲,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定公文的文种。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简
称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十八条
拟制公文时,对涉及其它部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
第十九条
为保证公文质量,公司实行二级核稿制度。公文送领导签发前,由拟稿人进行初审,再由党政办公室主任审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。公司党委公文和以后的纪委、工会、团委公文经拟稿人初审后,分别由部门负责人审核。
公文审核中,如需对文稿作较大修改,应当与拟文部门协商或请其修改。
第二十条
以公司名义制发的上行文,一般由公司董事长签发;以公司名义制发的下行文或平行文,应由拟文部门的主管公司领导签发。
会议纪要由会议主持人签发。如涉及其他领导分管的事项,会议主持人知会相关领导共同核发。
第二十一条
重要公文正式印制前,应由公司党政办公
室复核,重点是:是否按照领导批示意见修改,审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
公文印制时,排版的清样由拟稿人校对。校对应消灭漏字、多字、错字等差错,同时对公文格式、排版清样等进行检查。校对人应签署姓名。印制好的文件要做到无缺损,版头鲜明,套印准确,裁切整齐,无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。
第二十二条
公文发送 公司上报公文,一般由党政办公室通过集团网上办公室系统呈送或由办公室负责呈送纸质文件; 各单位上报公司公文,一般通过 OA 系统呈报。
第六章
收文办理
第二十三条
收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十四条
收到所属单位上报的需要办理的公文,党政办公室应进行审核。审核的重点是:是否应由公司办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定;涉及其它部门或单位职权的事项是否已协商;文种使用、公文格式是否规范。
第二十五条
经审核,对所属单位上报的符合本办法规定的公文,由党政办公室主任及时提出拟办意见送公司领导批示后交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确
主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。
第二十六条
承办部门在收到交办的公文后应及时办理。紧急公文应按时限要求办理。
第二十七条
收到上级机关下发或交办的公文,由党政办公室主任提出拟办意见,送公司领导批示后办理。
第二十八条
公文办理中遇有涉及其它单位或部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧要进行协调。
第二十九条
领导同志审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十条
送公司领导批示或者交有关部门办理的公文,党政办公室负责催办。
第三十一条 公文办理时限要求:
(一)上级单位交办的公文,一般应在一周内办结;有具体时限要求的,从其要求。
(二)公司部门之间会签公文,按照 OA 网上办公系统会签时间,原则上不超过 2 个工作日,最迟不超过 3 个工作日,超时需提前与主办部门协商。
(三)公司所属单位报请示类公文,一般事项的批复原则上不超过 7 个工作日,重要事项的批复原则上不超过一个月。
第七章
公文 归档
第三十二条
公文办理完毕后,应及时由拟文部门打印出纸质文件并整理(立卷)、归档,。电子文件同时归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十三条
归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全,完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十四条
公司领导兼任其它单位职务的,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职单位整理(立卷)、归档。
第三十五条
归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定及时向档案部门移交。
第三十六条
拟制、修改和签批公文,书写及所有纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章
公文管理
第三十七条
公司各部门公文应由党政办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十八条
上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经主管或者党政办公室主任批准,可以翻印,但
需要进行涉密处理。
第三十九条
公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门的部门章。
第四十条
公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十一条
不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经党政办公室主任批准,可以销毁。
第四十二条
国家有关部门来文标明密级的均为国家秘密,严禁扫描存入计算机或移动存储设备,不得在接入互联网的计算机上处理。
第四十三条
销毁秘密公文应当到指定场所至少由二人监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第四十四条
单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章
其
他
第四十五条
公司所属各单位办公室对上级机关和本单位下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督办制
度。