摘 要：文书档案管理电子化已经成为发展趋势，只有形成完善的档案管理工作体系，切实引进先进的电子档案管理技术，不断加强专业档案管理人员的培训，才能克服传统档案管理的弊端，提高档案管理工作的质量。
关键词：文书档案管理信息；电子化；应用
文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。
一、文书档案管理信息的电子化的优点
（一）收集的优越性
1.显著提升信息收集工作效率
电子化手段的应用，能有效拓宽信息来源，通过互联网进行全方位搜索，轻松地获得足够多的信息来源，减缓工作人员各处走访的难度，保证信息收集的多样性、丰富性和全面性。同时电子化应用还能降低因收集信息而产生的各种成本，使收集的速度明显提升。
2.提高环保水平
此管理模式下，纸张使用数量得到降低，资源得到节约，响应大环境下的环保要求。
3.降低保管难度，提高保管安全度
纸质文书档案的保管，尤其是长期保管，对环境有严格的要求，比如要避免虫蛀和潮湿，要避免高温和较大湿度，否则纸张会发生化学反应从而被腐蚀。工作人员在翻看时，难免会因大意和粗心导致知识材料破损。电子化的信息只要科学、安全地保存，即便多次频繁使用也不存在磨损的可能，不用花费人力物力财力为其搭建适合保存的空间和各种条件。总体而言，文书档案管理信息电子化有着容易储存和保管、安全稳定、占用空间小、容易保持完好、可以长期保存等各种优势。
（二）整理的优越性
1.整理工作高效
由于档案种类和数量都十分庞大，数据和信息也十分繁琐，在对其进行整理时容易出现错误。以往此项工作全人工完成，需要大量人员手工进行分类整理，不仅耗费巨大的人力成本和时间成本，更因划分标准个人理解的差异造成整个分类管理工作成果不尽如人意。现在通过电子化应用，计算机会严格执行分类标准，高速运转得出分类整理结果，基本能够保证结果准确无误，节约了更多的时间。
2.提升安全性
在人工传输中，档案存在毁损灭失的风险，此外传输信息的速度并不及时。通过电子方式传递文书档案，避免了档案在传输中可能丢失和可能损坏的风险，不仅高效而且安全，基本不需要时间成本，只要有网络的支持，这种传输随时可以进行。科技化的应用使得文书管理的效率得到突飞猛进的提升，具有重大意义。
3.信息檢索非常便捷
目前在行政工作管理的过程中，文书档案管理工作在信息电子化的渗入下，工作载体有了非常大的改变，越来越多的文书档案管理借助于光盘或者是磁盘等形式来存储文书档案信息和内容。之所以电子化的文书档案管理工作越来越多的被应用，主要是有电子化的工作效率非常高，工作速度也会大幅度的提升，能够通过计算机来处理各种档案信息和数据。这是电子化文书档案管理的最大优点所在。相比较于传统形式上的文书档案管理，在效率上以及完整性以及准确性上都有着非常大的提升和发展，最大限度上解放了人力，在档案信息查阅的时候非常便捷，同时在检索档案相关信息的过程中非常的快和便捷，在检索时间问题上就有了大幅度的缩短，因此，文书档案管理工作效率的提升能够在一定程度上提升行政工作的管理效率，更加的优化行政管理工作。
二、文书档案管理信息的电子化应用
（一）文书档案管理信息收集阶段的电子化应用
1.文书档案管理信息收集阶段电子化应用的途径
在文书档案管理信息收集阶段，电子化主要是将原本纸质的文书档案转换为电子化的文字数据和图片数据，在收集的过程中一般可以应用内外互联网、网络邮件和光盘、软盘等媒介将文书档案存入管理人员的计算机。
2.文书档案管理信息收集阶段电子化应用的优点
利用电子化的方式收集文书档案管理信息有两个优点：①有效地减少纸张的使用与浪费。利用电子化的优势将原本纸质的文书档案转化为电子数据使其更加环保。②提高文书档案管理信息收集的效率。在文书档案管理信息的收集过程中使用互联网通讯手段能够十分轻松地将各类文书档案信息快速地传输到管理人员的计算机当中，一定程度减少了文书档案管理人员走访各部门收集信息的难度，也就自然节省了因为信息收集而耗费的人力成本。
3.文书档案管理信息收集阶段电子化应用的缺点
文书档案管理信息收集阶段电子化应用同样存在着一些明显的缺点，总结起来有以下两个缺点：①文书档案管理信息的真实性受到了一定程度的影响。纸质文书档案有着不可修改或是修改后痕迹明显的特性，电子文书档案却具备着可读写性并且很难找到修改痕迹。②文书档案管理信息的安全性受到了一定程度的威胁。在收集文书档案管理信息的过程中因为需要不同的媒介传输数据，因此在数据传输过程中会存在着一定的危险性，一些保密的数据可能会被拦截或是窃取、监控。
4.文书档案管理信息收集阶段电子化应用缺点的解决方法
①加强电子化文书档案管理信息的审核力度，仔细耐心地分析文书档案信息的真实程度，及时地对部分不真实信息进行修改或是联系沟通相关部门对其不真实的信息进行修改并重新上报。②在文书档案的收集过程中一些必须保密的数据信息应当将其刻录成光盘或是存储在移动硬盘当中，依靠最原始的人工报送方式进行数据传递，以此保证文书档案管理信息在收集阶段的安全性。
（二）文书档案管理信息整理阶段电子化应用
1.文书档案管理信息整理阶段电子化应用的方式
在文书档案管理信息整理阶段，电子化主要针对于各类文书档案管理信息的分类整理和制作电子化文书档案管理信息索引。首先将内外互联网、光盘、软盘等不同载体承载的各类文书档案汇总到管理人员的计算机当中，然后根据文书档案管理信息的不同种类将其分类，在分类完成后再利用文书档案管理信息的专业软件制作索引，以便于以后查阅。
2.文书档案管理信息整理阶段电子化应用的优点
①提高文书档案管理信息整理阶段的整体效率，在文书档案的工作当中最为耗费人力与物力的就是收集和整理阶段，其中以整理阶段最为繁琐复杂。以往管理人员必须将大量的纸质文书档案管理信息手工分类后，再进行反复地检查翻阅防止错漏，在文书档案管理信息整理阶段实现电子化应用后，可以大量地减少错误的出现，利用智能软件的搜索功能可以轻而易举地将各类信息准确无误地分类整理，从而减少整理阶段的人力成本。②利用计算机软件智能制作文书档案管理信息目录索引，节省管理人员人工手动制作目录索引的时间，并可以利用电子信息可读写的特点随时查找错漏并加以改正。
（三）文书档案管理信息保管阶段的电子化应用
1.文书档案管理信息保管阶段电子化应用的方式
在文书档案管理信息保管阶段，电子化应用主要表现在储存方式的变化，不同于以往纸质文书档案的保管需要将文书档案按类放置在书架或档案柜之中，而是将文书档案管理信息转化为数据文件保存在光盘、软盘、硬盘或是实体服务器与云服务器当中。
2.文书档案管理信息保管阶段电子化应用的优点
①大量节省了文书档案管理信息保管所需要的空间，过去纸质的文书档案管理信息的保存需要较大的存放空间，需要将不同的文书档案管理信息放置在不同的书架或档案柜当中。电子化的文书档案管理信息则只需要将文书档案管理信息存储到光盘、硬盘等各类数据载体当中，需要的存放空间极小。②降低了文书档案管理信息的保管难度，由于纸质文书档案管理信息的特性对于文书档案的保管环境有着很高的要求，为了防止文书档案变黄或虫蛀需要保管人员定期进行通风或晾晒工作。电子化的文书档案管理信息对保管环境的要求则更为宽松，从而使保管工作更加轻松。
3.文書档案管理信息保管阶段电子化应用的缺点
①由于一部分文书档案具有保密的性质，例如技术开发、产品研发等，都具有极强的隐秘性，需要受到高度的重视与保护。文书档案管理信息的电子化使得其必将面临网络安全问题，如果没有一个较为强大的网络安全系统很可能因为黑客攻击、电脑病毒等原因，对文书档案的所有权单位造成不可估量的损失及十分严重的后果。②电子文档管理信息的保管除外部入侵外会因系统错误造成内部损失外，还会因为遗漏造成信息丢失，还会因人为疏漏造成损失，因为与纸质文档信息的物理保存方式不同，虚拟仪器数据文件信息面临的风险更大。
4.文书档案管理信息保管阶段电子化应用缺点的解决方法
①构建计算机安全防火墙，对部分需要保密处理的文书档案管理信息进行电子加密处理，对管理人员的计算机实行专人专机对外来的光盘、软盘进行严格地电脑病毒查杀工作，务必保证管理人员计算机的安全性从而减少重要文书档案泄密的可能性。②应当构建备用数据系统，定期将电子化的文书档案管理信息进行备份，存放到不同的电子载体当中，防止在特殊情况下文书档案管理信息的遗失。
三、结语
作为我国档案工作的一个重要组成部分，文书档案管理工作在我国的很多行业中都有着非常广泛的应用。最显著的是在我国的行政领域中，例如，机关事业单位，各种社会团体，国有企业等，上述行政单位在日常的行政工作进行的过程中都会涉及到文书档案的管理工作。做好文书档案管理工作，建立健全档案电子化管理工作体系，发挥档案专兼职管理人员工作的积极性，依靠有效的设施设备，全面提升学校档案管理电子化质量。
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